Een congres organiseren: waarom doe je dat eigenlijk?
Een congres zou je kortweg kunnen zien als een zakelijke bijeenkomst van mensen uit hetzelfde werkveld. Waarom je een congres eigenlijk organiseert? Dat is eigenlijk geen goede vraag. Het zou beter zijn als je het als organisator kon omdraaien. Je hebt in dat geval dus een uitstekende aanleiding gezien om een congres te organiseren. Heb je hierin gelijk, dan zullen je genodigden geen moment overwegen om niet op je uitnodiging in te gaan. Doorgaans gaat het om het uitwisselen van bepaalde kennis en ideeën ten aanzien van een bepaald werkveld. Het kan ook zijn dat nieuwe wetenswaardigheden op zo’n congres worden openbaard. Allemaal goed en wel, bij een congres organiseren in Utrecht (wat slim is gezien de centrale ligging in Nederland) komt altijd nog heel wat kijken. Lees verder om er het fijne van te weten.
Stappenplan bij een congresorganisatie
De organisatie van een congres gaat altijd gepaard met vele grote en kleine handelingen. Grofweg kun je deze in drie stappen onderverdelen:
1. Zorg dat alle betrokkenen overtuigd zijn van de redenen en de doelen achter het bestaan van het congres in kwestie.
2. Bepaal na de doelstelling te hebben geformuleerd de gastenlijst. Maak hen tijdig attent op de komst van het congres.
3. Kies naar aanleiding van de (omvang van de) gastenlijst een locatie die hierbij best. Zorg voor een inspirerende locatie die tegelijkertijd alle professionele technische mogelijkheden biedt en ook op het gebied van catering het nodige te bieden heeft.
